¿Cuál es la mejor forma de gestionar los impuestos para una startup?
La mayoría de las organizaciones que tienen un gran éxito hoy en día empezaron como una empresa emergente, a menudo en el sótano o el garaje de la casa de alguien. Dado que la mitad de las nuevas empresas fracasan en los dos primeros años de actividad, está claro que estas organizaciones lo hicieron bien. Encontraron formas de perseverar en tiempos difíciles, aceptaron los fracasos y aprendieron de ellos, y garantizaron la ejecución legal de su negocio en cada paso del camino.
Amazon, el mayor minorista del mundo, fue creado por Jeff Bezos en 1994, en el garaje de su casa. En aquel momento, Amazon era una librería online que se construyó con el viento de cola del auge de internet.
Spanx, una de las favoritas de muchas mujeres de todo el mundo, fue creada por Sarah Blakey con sólo 5.000 dólares que tenía en su cuenta de ahorros. Dirigía su empresa desde su apartamento y trabajaba a tiempo completo durante el día como representante de ventas por fax, mientras dirigía su nuevo negocio desde su apartamento por las noches.
¿Y Google? Sí, Google también se puso en marcha en un sótano, y la ideación inicial de la organización tuvo lugar en los dormitorios de sus fundadores.
Entonces, ¿qué tienen que ver estas exitosas empresas de nueva creación con la forma de gestionar los impuestos? Bueno, todas estas empresas se tomaron el tiempo necesario para crear procesos y procedimientos que pudieran repetirse y en los que se pudiera confiar año tras año. También se tomaron el tiempo necesario para conocer las nuevas tendencias y mantenerse al día de lo que ocurría en el sector. Por último, sabían cómo maximizar sus ingresos y cumplir todas las leyes fiscales, al tiempo que practicaban la evasión fiscal legal (que no debe confundirse con la evasión fiscal).
¿Le parece exagerado que vinculemos su éxito a los impuestos? Creemos que no. Aunque el Servicio de Impuestos Internos (IRS) persigue menos casos de evasión fiscal intencionada que en décadas anteriores, sigue existiendo. Y la peor situación para una empresa es cuando pensaba que estaba gestionando sus impuestos correctamente, sólo para descubrir que no era así.
Cómo gestionar los impuestos de su empresa de nueva creación y mantenerse en la buena onda del IRS
Hay una variedad de formas en que las empresas pueden meterse en problemas fiscales, y muchas de estas situaciones pueden evitarse si las empresas se toman el tiempo para organizar regular y adecuadamente sus gastos e ingresos. Asegurarse de que los estados financieros cuadran todos los meses con cada partida vinculada a una factura o recibo es fundamental para garantizar un rastro de papel preciso y legal.
1. Asegúrese de que declara correctamente sus ingresos
Los depósitos de más de 10.000 dólares deben ser declarados al IRS. Además, muchas empresas tratan de evitar el pago de impuestos sobre las nóminas pagando a los empleados en efectivo, lo que se conoce como pago por debajo de la mesa. Pero en realidad, todos los ingresos y gastos deben ser declarados.
2. Evite declarar en exceso sus gastos
A menudo, las empresas declaran en exceso sus gastos al reclamar los gastos del cónyuge en un viaje de negocios, reclamar los kilómetros de viaje personal como kilómetros de negocios o tomar deducciones injustificadas por el espacio de la oficina en casa. Otra práctica común es reclamar gastos personales como gastos de negocio. Una forma inteligente de evitar esto es mantener todos los gastos personales y de negocios intencionalmente separados mediante el uso de cuentas bancarias separadas y tarjetas de crédito designadas para gastos personales y gastos de negocios.
3. Evite no declarar sus impuestos
Muchas empresas no declaran los impuestos, especialmente el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre las nóminas. Estos impuestos se denominan impuestos de «fondo fiduciario», porque se recaudan de otros, y luego se mantienen en fideicomiso por la empresa, para ser reportados y pagados a la autoridad fiscal correspondiente. Utilizar consciente e intencionadamente estos impuestos para financiar un negocio o cubrir gastos personales, en lugar de informar de la recaudación y pagar a su debido tiempo, es un fraude fiscal.
Cómo los sistemas de gestión de documentos crean valor para las nuevas empresas
Si usted es el propietario de una empresa de nueva creación, es aconsejable trabajar con una empresa de contabilidad profesional para procesar sus impuestos. Un contable no sólo puede ayudarle a asegurarse de que está cumpliendo correctamente todas las leyes fiscales y recibiendo las deducciones adecuadas, sino que también puede facilitarle las cosas en caso de auditoría. Y a veces, aunque el propietario de una empresa nueva o de una pequeña empresa no tenga la intención de cometer un fraude fiscal, puede que no tenga del todo claro lo que puede y no puede hacer. Recurrir a un contable puede mantener a los empresarios fuera de los problemas legales.
Muchas empresas de nueva creación también invierten en un sistema de gestión de documentos (DMS) para asegurarse de que toda la documentación está almacenada y etiquetada para que el contable pueda acceder fácilmente a ella. De hecho, el mejor DMS para contables es aquel que puede gestionar y guardar fácilmente los archivos, y que puede utilizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir los documentos en PDF con capacidad de búsqueda, de modo que las búsquedas rápidas se puedan encontrar con éxito.
Las ventajas adicionales de un DMS incluyen:
- Organice sus archivos en sistemas de archivo electrónico que sean intuitivos y fáciles de entender.
- Escanee y nombre automáticamente los documentos en función de su contenido y guárdelos en el archivo adecuado con un solo clic.
- Se integra con los programas que ya utiliza, como las aplicaciones de escritorio de Windows.
- El OCR escanea documentos para convertirlos en PDFs con capacidad de búsqueda, puede crear PDFs a partir de cualquier archivo, e incluso puede cortarlos o empalmarlos posteriormente, en función de diversas necesidades.
- Guarda en cualquier unidad que quieras dentro de tu red empresarial, sin la complicación de una base de datos que pueda retener tus archivos y hacer que tus documentos sean difíciles de encontrar.
- Haga todas estas cosas y más desde una interfaz sencilla y única en lugar de tener que acceder a varios sistemas para diferentes fines.
Cuando llegue la época de los impuestos cada mes de enero, su contable agradecerá la posibilidad de localizar fácilmente los archivos importantes en un solo sistema. Esto significa una mayor precisión en la realización de sus impuestos, lo que crea menos riesgos legales y financieros para usted en el futuro.
Además, sus documentos fiscales completados de cada año también pueden cargarse en el DMS como parte de su documentación empresarial en curso. Esto significa que cada año, usted puede revisar rápidamente sus documentos fiscales y luego hacer una comparación año tras año.