Consejos para organizar una reunión o conferencia de negocios productiva y constructiva
Hay algo que mucha gente no admite en el trabajo: no disfrutamos de las reuniones. Algunas parecen tener poco sentido, otras son francamente aburridas y otras se salen del tema en un instante. Pero hay formas de sacar el máximo partido a una reunión o conferencia, sobre todo si queremos que la gente siga participando. He aquí seis maneras de organizar una reunión o conferencia que realmente tenga éxito en lo que nos proponemos.
1. Los refrescos son imprescindibles
Si su reunión va a durar más de 30-45 minutos, y tiene información que realmente quiere que los asistentes retengan, empiece ofreciendo café.
2. Crear un esquema
Las reuniones y conferencias sin un orden del día fracasan inevitablemente. No basta con tener un mensaje; hay que decidir lo que incluirá la reunión casi al minuto. Organiza un esquema con los temas que quieres tratar y el material que quieres presentar, y haz un ensayo para asegurarte de que fluye de forma lógica.
3. No dejes que nadie se libere
Inevitablemente, alguien se inventará una razón para no poder asistir. Ofrezca siempre la opción de permitirles asistir a la reunión por teléfono o por vídeo. Esta es también una consideración especial que debes tener en cuenta cuando las partes relevantes trabajan a distancia. Pruebe toda la tecnología antes de enviarles los detalles sobre cómo participar a distancia.
4. Conseguir que otros se sumen a la planificación
Si va a asistir un buen número de personas (piensa en más de 10), crea un pequeño comité propio. Contrata a una o tres personas para que te ayuden a identificar el lugar, el equipo necesario y a organizar la correspondencia antes de la reunión.
5. Crear su presupuesto
¿Va a celebrar su reunión en un lugar fuera del recinto? ¿Ha determinado la necesidad de un refrigerio? ¿Va a distribuir documentos físicos u otros materiales? ¿Necesita contratar a un orador? Identifique cada aspecto de la reunión o conferencia que pueda suponer un gasto. A partir de ahí, elabore un presupuesto para cada partida.
6. Mantener el control
A estas alturas, su esquema debería estar lo suficientemente afinado como para poder predecir lo que va a ocurrir en cualquier momento de la reunión. No dejes que nadie -incluido tú mismo- se desvíe de este esquema. Si alguien empieza a hablar demasiado, reoriente la conversación hacia su tema. Crea un orden del día antes de la reunión y envíalo a los asistentes, para que ellos también tengan una idea clara de lo que va a ocurrir. Si alguien trata de abordar temas no relacionados que no están en el orden del día, infórmale de que podéis discutirlo después.
Conclusión
Puede que las reuniones nunca sean nuestra actividad favorita, pero con la actitud y la planificación adecuadas, podemos garantizar que al menos hemos cumplido un objetivo. No dejes que tus asistentes pasen hambre durante las largas reuniones, busca soluciones para que los participantes remotos puedan asistir, y cíñete al formato y al presupuesto. De este modo, todos podrán cumplir sus objetivos juntos.