Consejos para crear horarios de trabajo eficaces para su empresa
Si tiene una empresa con mucho personal, las listas de trabajo diarias serán un hecho bien conocido de la vida comercial, pero ¿está utilizando esta sencilla pero poderosa herramienta empresarial en todo su potencial?
En su forma más básica, una lista de personal es una manera sencilla de programar las horas de trabajo de sus empleados, basándose en su horario de funcionamiento y en las tareas requeridas, para garantizar el buen funcionamiento de su empresa. En función de la naturaleza y las necesidades exactas de su empresa, los horarios pueden utilizarse en forma de listas de turnos, listas de turnos, listas flexibles o listas escalonadas.
Sea cual sea su elección, el objetivo primordial es que sus turnos de trabajo se ajusten a las necesidades de la empresa, ya sea un restaurante o un hotel, un hospital o una residencia, un centro de llamadas o una empresa de fabricación. Al maximizar el uso de sus recursos humanos, no sólo mejorará significativamente la eficiencia de sus operaciones diarias, sino que también verá un mejor rendimiento del negocio al final del día.
He aquí 7 maneras de ayudarle a crear horarios de trabajo eficaces para apoyar su negocio y sacar el máximo provecho de sus trabajadores.
1. Ponga las necesidades de su negocio por encima de todo
En lugar de elaborar un plan de turnos anotando los nombres de sus empleados, considere primero las necesidades de su empresa. Planifique su lista asignando los turnos y las responsabilidades de acuerdo con las funciones que deben llevarse a cabo y cuál será el impacto financiero de cada una. Existen varias opciones para esto. Una vez que haya establecido una estructura viable que se ajuste a su presupuesto, puede rellenarla con los nombres del personal que cumpla sus criterios predeterminados.
2. Hacer que los horarios de trabajo sean transparentes
Resiste la tentación de llenar la lista con nombres sin consultar primero a tu personal. No sólo puede exponerse a acusaciones de favoritismo, sino que privar a sus trabajadores de la posibilidad de decidir cuándo se presentan a trabajar puede provocar insatisfacción. No olvide que sus empleados también tienen una vida privada y pueden tener que compaginar el trabajo con los compromisos familiares. Una actitud flexible y unos horarios de trabajo transparentes son la clave para sacar lo mejor de su personal.
3. Permitir que el personal vea sus horarios
Del mismo modo, sus trabajadores deben poder acceder fácilmente a las listas de personal en línea. Esto incluye la posibilidad de ver, con antelación, cuáles serán sus próximos compromisos laborales, incluida la opción de solicitar un cambio de turno cuando sea necesario. De este modo, sus empleados tienen la oportunidad de organizar sus compromisos privados en consecuencia, dejando claro su horario de trabajo. Estudios recientes sugieren también que este uso abierto y transparente de la tecnología para gestionar los horarios es muy motivador para los trabajadores.
4. Planificar los horarios de trabajo con antelación
Para que sus necesidades de personal se cubran de forma eficaz y sin ausencias repentinas que puedan repercutir negativamente en la empresa, tiene sentido preparar y publicar los planes de turnos con la mayor antelación posible. De este modo, puedes estar seguro de que tus empleados tienen tiempo suficiente para planificar sus obligaciones fuera del trabajo, o para intercambiar horarios con sus compañeros cuando sea necesario.
5. Tramitar las solicitudes de vacaciones en línea
Para la comodidad y la rapidez de todos, utilice su software de planificación de personal para gestionar la disponibilidad y las solicitudes de permisos con la mayor rapidez posible. De esta manera, el error humano se elimina de la ecuación. No se olvida nada y las solicitudes se procesan rápidamente. Como gestor, intente ser lo más flexible y complaciente posible a la hora de gestionar las solicitudes de días libres para preservar y maximizar la lealtad y la buena voluntad del personal.
6. Garantizar 2 días de descanso para cada miembro del equipo
La planificación de los turnos no es una tarea fácil, sobre todo cuando los recursos de personal pueden ser amplios. Es más, a veces no se pueden evitar los dobles turnos o las horas extra para garantizar un servicio de calidad al cliente o cumplir un plazo. Sin embargo, cualquier persona que trabaje más de 5 días seguidos necesitará tiempo libre suficiente para reponer fuerzas. Unas vacaciones regulares de 2 días deberían garantizar que el rendimiento de sus empleados no se vea afectado a corto plazo, o que el agotamiento se produzca a largo plazo.
7. Despliegue sus mejores recursos cuando esté más ocupado
Seguro que sabe cuándo son los momentos de mayor actividad y, por tanto, de mayor exigencia laboral. Es entonces cuando la cobertura adecuada del personal es más crucial. También son los turnos en los que los trabajadores no necesariamente desean ofrecerse como voluntarios. En esos momentos, debe estar preparado para intervenir como responsable para aportar liderazgo, capacidad y experiencia, y para evitar un vacío en la cobertura del personal si es necesario.