Cómo agilizar los informes en una nueva empresa
Los informes y los análisis de datos son algunas de las mejores herramientas para comprender y mejorar su negocio, desde la disección de la rentabilidad de sus operaciones hasta el análisis de la eficacia de su campaña de marketing. El problema es que, cuando empiezas a elaborar informes con regularidad, todos esos análisis pueden consumir horas de tu tiempo.
Afortunadamente, con las estrategias adecuadas, puede agilizar el proceso de elaboración de informes, completando su trabajo en menos horas sin sacrificar la integridad de su análisis.
Utilice las herramientas adecuadas
Todo comienza con el uso de las herramientas adecuadas. Como explica datapine en relación con los cuadros de mando en línea, «hoy más que nunca se generan enormes cantidades de datos, lo que aumenta la necesidad de la mayoría de las organizaciones de contar con un software inteligente que pueda dar sentido a esta enorme cantidad de números y cifras, y transformar los datos en perspectivas estratégicas que apoyen el proceso de toma de decisiones.»
Su software definirá el proceso de recopilación, montaje y finalización de un informe para sus datos. Tiene que ser completo, preciso y fiable, para preservar la integridad de sus informes, pero también fácil de aprender y accesible. De este modo, sus empleados no pasarán horas innecesarias tratando de aprender algo difícil, y usted podrá seguir con el resto de su día.
Trabajar a partir de una plantilla
No es necesario generar un nuevo informe desde cero cada vez que quiera saber algo sobre uno de los departamentos de su empresa. En su lugar, aprenda a confiar en plantillas replicables. Dependiendo de la solución que utilices, eso puede significar confiar en una plantilla preexistente a la que puedas recurrir y replicar infinitamente, o construir tus propias plantillas para utilizarlas en diversas condiciones. A lo largo de unos meses, esto podría ahorrarle a usted y a sus empleados horas de trabajo.
Conseguir el momento adecuado
También hay que prestar atención al momento en que se elaboran los informes. Resulta tentador elaborar informes con la mayor frecuencia posible, e incluso pasar a hacerlo en tiempo real, en un esfuerzo por observar los cambios a medida que se producen o reaccionar más rápidamente ante nuevas situaciones. Pero la realidad es que informar con demasiada frecuencia puede suponer una pérdida de tiempo; no sólo exige más atención y más horas de trabajo, sino que puede inducir a error con datos que no captan con precisión el panorama general.
Mucho depende del propósito del informe. Por ejemplo, los informes de marketing en redes sociales podrían desarrollarse en variedades semanales, mensuales, trimestrales o a lo largo de la campaña, según Buffer. Intenta encontrar la intersección entre la presentación de informes con la frecuencia suficiente para ser relevante y la infrecuencia suficiente para obtener una visión general de alto nivel.
Envío automático de informes
Si puede, envíe sus informes automáticamente. Esto le evitará tener que programar un día específico para ejecutar los informes, eliminará la posibilidad de olvidos humanos y le dará mayor comodidad con el informe completamente generado esperándole en su bandeja de entrada.
Por ejemplo, Google Analytics le permite compartir los informes que ha creado con otras personas de forma recurrente; todo lo que tiene que hacer es crear el informe la primera vez, establecer un intervalo de tiempo y un formato de archivo, y Google se encargará del resto. Esto también es útil para iniciar una conversación si envía el informe a varias personas simultáneamente, como uno de sus equipos o clientes.
Confiar en un puñado de KPIs
Nuestra abundancia de datos nos tienta a examinar el mayor número posible de variables. Al fin y al cabo, cuanta más información se tenga, más informada será la decisión que se tome, ¿verdad? En realidad, puede ser mejor restringir el número de variables y KPIs que examina; cuando su informe está saturado de números, se vuelve mucho más confuso y lento de examinar, y podría terminar con un análisis erróneo de lo que significan esos números. Es mucho mejor centrarse en el puñado de KPIs que más importan.
Utilizar elementos visuales en las reuniones
En la medida de lo posible, haz que tus informes sean visualmente atractivos, especialmente si los utilizas en el contexto de una reunión. Las personas responden y entienden las representaciones visuales de los datos mucho más que los números puros, lo que significa que el informe será más rápido y (generalmente) más preciso. Depender en exceso de los elementos visuales para entender los datos tiene sus inconvenientes, pero el ahorro de tiempo que se obtiene merece la pena.
Mantener la coherencia
Si realiza informes con frecuencia, intente mantener su sistema de informes y análisis lo más coherente posible. De este modo, no tendrá que dedicar tiempo a contextualizar las nuevas métricas en su informe, y podrá señalar los cambios clave que requieren acción o corrección de un vistazo. También evitará que pierda el hábito de informar, de modo que siempre tendrá datos sobre los que actuar.
A medida que su empresa crezca y se desarrolle, es probable que descubra que algunos informes no son tan eficaces o valiosos como creía, y que se está perdiendo información que sólo puede ser cubierta por otros. Aunque la coherencia es importante para maximizar la eficiencia, también hay que encontrar un espacio para la flexibilidad y la experimentación. Pruebe a utilizar diferentes procesos para generar sus informes o a presentarlos de diferentes maneras, hasta que dé con la combinación que mejor funcione para todos los implicados.