Beneficios de la contabilidad externalizada para su pequeña empresa
Los servicios virtuales y la subcontratación se han convertido en una segunda naturaleza en el mundo empresarial moderno. La externalización ofrece una situación en la que todas las partes salen ganando. Los propietarios de las empresas se benefician del ahorro de costes que supone delegar las tareas necesarias, pero tediosas, en expertos fiables y profesionales en sus respectivos campos; esto permite al propietario de la empresa centrarse en su modelo principal y en el crecimiento de la compañía.
Muchas empresas contratan a empresas de consultoría informática para que se encarguen de la resolución de problemas y las tareas técnicas. Un porcentaje significativo de propietarios de pequeñas empresas prefiere subcontratar sus tareas de contabilidad, mantenimiento de registros, impuestos, nóminas y teneduría de libros a empresas autorizadas y acreditadas.
Estas son algunas de las muchas ventajas de externalizar sus tareas de contabilidad.
Los contables in situ son costosos
Cuando se contrata a un contable para que trabaje in situ, se están asumiendo muchos gastos generales que quizá no se esperen. Desde los salarios por hora hasta los costes de los seguros, las responsabilidades fiscales, las bajas por enfermedad, las vacaciones, las horas extras y los salarios por desempleo, tener un contable o una contable in situ es en realidad mucho más costoso que contratar a una agencia externa para que se encargue de sus registros.
Con una empresa de contabilidad subcontratada, usted sólo paga por los servicios prestados. Puede coordinar cualquier tipo de paquete basado en la contabilidad que se adapte a sus necesidades, por lo que no acabará pagando por servicios innecesarios.
Datos seguros y protegidos
La contratación de un contable in situ da a su empleado acceso directo a archivos seguros y confidenciales. Estos documentos pueden contener información financiera sensible o información no revelada sobre los registros personales de otro empleado. Además, la mayoría de las pequeñas empresas no disponen de los recursos o el capital necesarios para crear un servidor de encriptación impenetrable para la información sensible.
Cuando contratas a una gran empresa de contabilidad externa, lo más probable es que tenga un programa de encriptación férreo para proteger los registros de tu empresa y la información de cualquier otra empresa con la que contraten; pregunta qué tipos de medidas de seguridad tienen para proteger la información sensible de sus clientes si utilizan servicios basados en la nube.
Preparación de impuestos y protección de auditorías
Una de las principales razones por las que las pequeñas empresas recurren a la ayuda de una empresa externa para que se encargue de su contabilidad es para que les ayude con las gestiones relacionadas con los impuestos. El código tributario es una entidad increíblemente compleja, y las leyes fiscales están siempre cambiando. Los contables profesionales deben estar al día de los últimos cambios en las leyes fiscales locales y estatales y en los mandatos normativos.
Al preparar los impuestos de su propio negocio, es muy fácil cometer un simple error fiscal que podría acabar costándole miles de dólares en multas y sanciones. Además, un simple error fiscal puede llevarte a las puertas de una auditoría.
Las auditorías pueden tardar meses en completarse. Para preparar una auditoría, hay que reunir información sobre las transacciones, registros financieros, recibos y facturas. El proceso es muy estresante, invasivo y requiere mucho tiempo.
Un contable profesional minimiza la probabilidad de ser sometido a una auditoría. Si le hacen una auditoría, la empresa de contabilidad externa preparará sus documentos y le ayudará en cada paso del proceso.
Escalabilidad
Con un contable o un conciliador subcontratado, puede obtener una información muy valiosa sobre el funcionamiento de su empresa. Su contable puede explicarle cómo se gasta su tiempo y su dinero, y puede destacar las áreas de mejora y las áreas en las que está destacando. Esta valiosa información puede ayudarle a realizar los ajustes necesarios en su negocio.
Con una empresa de contabilidad subcontratada también puede adoptar un enfoque relativamente libre de los aspectos contables del día a día de la empresa; así podrá centrarse en su modelo de negocio principal, el crecimiento de la empresa y los márgenes de beneficio.
Conclusión:
La subcontratación a veces se pinta de forma negativa. Mientras que algunas empresas subcontratan una parte de sus operaciones simplemente para recortar gastos y ahorrar dinero, muchas empresas consideran la subcontratación de una manera más responsable.
Con la colaboración adecuada, la externalización puede aumentar sus beneficios, ahorrarle tiempo y dinero y mejorar las relaciones entre clientes, proveedores y consumidores.