Cómo ayudar a su empresa a ahorrar dinero en gastos de viaje de empresa
Las tecnologías actuales han dado lugar a una economía global que difiere drásticamente de la del pasado. Al proporcionar un acceso más fácil a bases de consumidores más amplias y un marketing más personalizado, han facilitado soluciones de big data que hacen que el comercio mundial sea la norma y no la excepción.
Ahora no sólo podemos comunicarnos y negociar desde la comodidad de nuestros escritorios si así lo deseamos, sino que también podemos investigar, fabricar y vender fácilmente productos a nivel internacional.
Pero a pesar de la ayuda de las comodidades modernas, las empresas siguen necesitando poner los pies y los oídos en el suelo (literalmente) en ocasiones, ya que no hay nada que sustituya al comercio cara a cara. El problema es, pues, el siguiente: con unos mercados que se extienden habitualmente a través de océanos y continentes, ¿cómo pueden las empresas controlar los crecientes gastos que conllevan los viajes corporativos, que a menudo se extienden por los cuatro puntos cardinales?
He aquí algunos consejos para ayudar a su empresa a ahorrar dinero en sus viajes:
Aplicar una política oficial de viajes de empresa
Tanto si se trata de una pequeña como de una gran empresa, debe tener y hacer cumplir las normas que rigen el modo en que sus empleados viajan por trabajo. Los procedimientos poco controlados suelen equivaler a costes innecesarios para su cuenta de resultados. Es un poco como presentarse a un examen sin estudiar el material adecuado; o solicitar un visado de doble intención sin entender la ley.
Actuar sin la debida preparación sólo supone una pérdida de tiempo y dinero. Por lo tanto, para asegurarse de que no está gastando innecesariamente ninguno de sus recursos, asegúrese de mantener un proceso para:
- solicitando la aprobación del viaje;
- reservar el transporte (vuelos, así como servicios de coche a la llegada) y el alojamiento;
- los gastos in situ (incluidas las comidas, el ocio y otros imprevistos como gastos de WiFi, aparcamiento, tasas de conferencias, etc.); y
- reembolso a los empleados (con directrices explícitas sobre el tipo de recibos necesarios para garantizar la aprobación de la solicitud, así como el plazo en el que deben presentarse todas las solicitudes).
Una política de viajes ayuda a sus empleados a hacer planes eficientes, económicos y equitativos, siempre.
Equipar a los empleados con los suministros necesarios
Para ahorrar dinero en los viajes de empresa, puede verse tentado a recortar gastos en otras áreas. Resístalo. En su lugar, equipe a sus empleados con las herramientas que necesitan para hacer su trabajo mientras están de viaje.
Por ejemplo, si los miembros de su equipo pasan mucho tiempo en línea, considere la posibilidad de comprar routers WiFi portátiles en lugar de pagar por el servicio local de Internet o de adquirir una suscripción mensual a Internet durante el vuelo en lugar de que sus empleados paguen por el acceso individualmente. Aunque pueda parecer contradictorio, gastar un poco de dinero en la fase inicial le permite reducir los gastos a largo plazo.
Elija cuidadosamente una tarjeta de crédito para empresas
La tarjeta de crédito adecuada no sólo le permite ahorrar dinero, sino que también puede hacerle ganar dinero. Investigue sus opciones y elija una tarjeta que le dé a su empresa el mayor beneficio por su dinero. Muchas tarjetas ofrecen reembolsos en efectivo, varios tipos de seguros, acceso a las salas de espera de los aeropuertos, autorización para facturar maletas, exención de tasas por transacciones extranjeras, puntos de recompensa por compras en restaurantes y lugares de ocio y mucho más.
Elegir cuidadosamente el que más beneficios le dé a su empresa puede hacer que los viajes corporativos sean más asequibles (e incluso rentables) para usted.