Formas seguras de mejorar los procesos empresariales
Puede que no lo sepa, pero sus procesos empresariales podrían estar impidiendo que su empresa alcance todo su potencial. A diferencia de un proyecto -que fluye libremente y sólo ocurre una vez-, un proceso es algo estructurado que ocurre repetidamente a cualquier nivel, desde la contratación de nuevos empleados, el montaje de productos o el envío de facturas. Esto no significa necesariamente que haya errores evidentes en los sistemas que tiene actualmente, pero la gestión y el perfeccionamiento de estos procesos podrían marcar una gran diferencia en el éxito general de la empresa.
El valor global de los procesos empresariales puede desglosarse en tres beneficios específicos: eficiencia, eficacia y agilidad. Esto, a su vez, significa que las empresas están en condiciones de trabajar con coherencia y tomar decisiones mejor informadas. Y con una buena gestión de los procesos empresariales, las empresas tienen la flexibilidad necesaria para mantenerse a flote ante cualquier excepción o cambio inesperado.
He aquí cuatro ejemplos de pequeñas mejoras que puede hacer para que su negocio prospere.
1. Definir y estandarizar cada proceso
Incluso si el mismo proceso empresarial puede realizarse de cuatro o cinco maneras diferentes, su empresa funcionará de forma mucho más eficiente si decide -y se compromete con- la estrategia más eficaz.
Examine los distintos enfoques que puede adoptar para completar una tarea y discútalos con su equipo, comparando los resultados e identificando el más eficaz. Una vez que tenga un ganador, convierta ese proceso en el definitivo y documéntelo para que todos los empleados sepan que deben seguir los mismos pasos. La mejor manera de hacerlo es utilizando un mapa de procesos, que demuestre el orden y la relación entre cada paso de la cadena.
Puedes crear un diagrama de flujo de papel y lápiz o digital. En cualquier caso, el proceso ilustrado debe ser accesible para todos los que lo necesiten.
2. Racionalice sus estrategias
El éxito de la gestión de los procesos de negocio requiere hacer un seguimiento de cada paso y anotar qué partes funcionan bien y cuáles causan problemas. Sus mapas de procesos facilitarán mucho la comprensión de cómo funcionan los distintos elementos en conjunto y la detección de oportunidades de mejora.
Para descubrir los pasos problemáticos de un proceso empresarial, puede ser útil seguir la técnica de los «cinco porqués». Esta estrategia interrogativa explora las relaciones causa-efecto dentro de un proceso, determinando la causa raíz de un problema al preguntar repetidamente «¿por qué?». Con el tiempo, debería empezar a estar clara una contramedida. Aunque algunos aspectos de su empresa parezcan funcionar bien, es posible que detecte oportunidades para optimizarlos aún más. Podrías explorar las posibles mejoras teniendo en cuenta factores como el coste y el tiempo que se tarda en aplicar cada paso.
Existen varias soluciones de software de gestión del trabajo que le ayudarán a agilizar sus procesos empresariales. Uno de los ejemplos más completos es el ERP (Enterprise Resource Planning), que organiza los datos en una ubicación central y permite compartirlos entre departamentos. Esto significa que todos los miembros de su equipo pueden acceder a la información relevante para cada paso del proceso empresarial, eliminando la necesidad de transferir datos manualmente. SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos) es el sistema ERP más popular, utilizado por el 91% de las empresas de Forbes Global 2000. Con una implementación exitosa, los expertos del sector afirman que el uso de SAP como herramienta de transformación empresarial aporta mejoras espectaculares a su caso de negocio con «costes adicionales limitados».
3. Automatizar tareas menores
Aplicar la automatización a determinados pasos de un proceso empresarial podría eliminar el riesgo de accidentes o descuidos, además de ahorrarle un tiempo y un dinero considerables. Como parte del Informe de Automatización 2017 de Smartsheet, más del 40 % de los encuestados afirmaron que pasan al menos una cuarta parte de su semana laboral realizando tareas manuales y repetitivas, mientras que el 86 % cree que la automatización les haría más eficientes y productivos.
Puede encontrar herramientas automatizadas para muchos elementos de sus procesos empresariales, como el servicio de atención al cliente, que le permite generar respuestas automáticas para las quejas de los clientes que contengan palabras clave específicas. Esto significa que no es necesario responder manualmente a cada persona que tenga el mismo problema, lo que ayuda a ahorrar tiempo. Por su parte, las herramientas de gestión de documentos mantienen el flujo de documentos centralizado, eliminando los interminables correos electrónicos de seguimiento y las aclaraciones que podrían surgir si tiene que enviar un archivo a varios miembros del equipo.
4. Subcontratar los pasos no críticos del proceso de negocio
La externalización de procesos empresariales (BPO) es un método sencillo que puede ahorrarle tiempo y recursos. Pasar las tareas no críticas a asistentes virtuales (VA) de terceros le permite a usted y a sus empleados centrarse en las partes del trabajo que más importan, como la formulación de estrategias de marketing y el enlace con los clientes.
El BPO es ideal cuando se aplica a las tareas que no requieren ninguna experiencia o conocimiento particular pero que, sin embargo, ocupan una parte importante del tiempo. Buenos ejemplos de estos trabajos son la programación de reuniones, la búsqueda de información y la organización de contactos en línea.
Ten en cuenta las tareas específicas que decidas subcontratar, ya que no querrás pasar un trabajo importante a personas que no estén debidamente preparadas. Por ejemplo, no deberías dejar que los autónomos, que no conocen todas las políticas y procedimientos de tu empresa, sean responsables de manejar datos sensibles. Limítate a subcontratar trabajos administrativos básicos, y tu empresa podrá cosechar los frutos del tiempo extra en tu horario de trabajo.