Razones por las que la subcontratación de una recepcionista virtual es una decisión empresarial económicamente acertada
Un negocio en crecimiento puede estancarse rápidamente cuando el propietario y los miembros clave del personal están atascados respondiendo a todas las llamadas que llegan al negocio. A menudo, se trata de llamadas tontas, como las de personas que preguntan dónde se encuentra el negocio, cuál es su horario de funcionamiento o preguntas comunes sobre precios. Estas preguntas podrían ser respondidas fácilmente por un miembro del personal dedicado estrictamente a responder a los teléfonos, como un recepcionista.
Si tienes un negocio totalmente basado en la nube, la necesidad de estar presente en el teléfono rara vez disminuye. Algunas personas no hacen negocios a través de un sitio web o de correos electrónicos. Necesitan hablar, incluso ver a la persona con la que están haciendo negocios. Un recepcionista físico que trabaje en una oficina es a veces necesario para contentar a los clientes. Sin embargo, muchas empresas modernas pueden beneficiarse de muchas maneras de utilizar una recepcionista virtual.
Aquí hay 3 maneras de contratar a una recepcionista virtual es una decisión financieramente sólida.
1. Un recepcionista que contesta el teléfono te hace parecer más grande
Se ha demostrado en los últimos diez años que los millennials están cambiando su dinero a marcas más pequeñas que pueden ofrecer una experiencia personalizada. Sin embargo, la mayoría sigue confiando en la fiabilidad de una empresa establecida y con experiencia. Un recepcionista hace que su empresa parezca más grande e importante, lo que sin duda atraerá más ventas de posibles clientes impresionados que llamen a su negocio.
2. Los clientes potenciales no se captan cuando no se responde al teléfono
Más de la mitad de las personas que llaman por primera vez a una empresa no volverán a llamar si no obtienen respuesta, o si se les conecta a un contestador automático (¿todavía lo utilizan las empresas?) Hay muchos parámetros para conseguir una venta que tienen lugar en esa primera llamada telefónica.
Lo mejor de una recepcionista virtual es que siempre está ahí para atender la llamada, y atender la llamada es más de la mitad de la batalla. Indique a su recepcionista virtual que diga a las personas que llaman que no está disponible porque está ocupado con los clientes, pero que les llamará lo antes posible. Imagínese la influencia y el sentido de urgencia que esto genera en los clientes que buscan un servicio popular para satisfacer sus necesidades.
3. Se pierde menos tiempo atendiendo llamadas telefónicas menos importantes o completamente intrascendentes
Cuando tú o tu equipo estáis respondiendo a llamadas tontas de las que podría ocuparse un niño de doce años, no estáis atendiendo bien a vuestros clientes actuales ni trabajando en la innovación y el crecimiento de la empresa. Lo más probable es que estés enfadado con el mundo, y con los demás.
Un equipo de recepción virtual puede ayudarle a evitar conversaciones innecesarias y la consiguiente agravación y pérdida de tiempo que ello supone. Entrénalos para que respondan a preguntas frecuentes como:
- ¿Cuál es su horario de atención al público?
- ¿Siguen abiertos?
- ¿Dónde se encuentra su(s) oficina(s)?
- ¿Qué servicios ofrecen?
- Precios (por ejemplo, «Nuestra empresa adapta cuidadosamente nuestros precios a las necesidades individuales, un agente puede llamarle a «tal» hora para repasar sus necesidades».
Hay por lo menos 10 preguntas muy comunes que hacen las personas que llaman en un día cualquiera. Imagínese lo fácil que es que ese ahorro de tiempo se convierta en más beneficios.
La recepción añade un elemento de profesionalidad a un negocio en crecimiento
Un equipo de recepcionistas virtuales puede influir en la impresión que causan las personas que llaman de muchas maneras. En primer lugar, nadie contrata a una recepcionista si no tiene toneladas de llamadas telefónicas entrando, lo que indica a las personas que llaman que usted tiene un negocio exitoso con gente haciendo cola en la puerta literal o proverbial para sus servicios. Además, dado que una recepcionista virtual estará disponible las 24 horas del día, ninguna llamada quedará sin respuesta. Como se ha mencionado, los clientes potenciales se pueden conservar simplemente haciendo que alguien responda y asegure una llamada, o que programe una cita para reunirse con un cliente potencial.
Esto permite que la gente sepa que usted se compromete a trabajar duro para su negocio, incluso cuando no puede responder al teléfono directamente. Además, los servicios de recepción virtual son bajo demanda, lo que significa que, aunque normalmente solo los necesites para responder a las llamadas fuera de horario, pueden ponerse en marcha en cualquier momento con un clic de ratón si tú o tu equipo empezáis a recibir un montón de llamadas durante el día.
Se ahorra dinero utilizando una recepcionista virtual en lugar de un empleado en la oficina
Compare las tarifas entre cualquier servicio de recepción virtual y encontrará una variedad de modelos de precios. Obtienes lo que pagas, pero si vas con un servicio establecido, vas a tener acceso a grandes profesionales de la atención de llamadas a pesar de todo.
Los paquetes de precios suelen incluir cargos por llamada o por minuto. Si el volumen de llamadas es mayor, las empresas más grandes también suelen ofrecer paquetes de descuento. Empezar a trabajar cuesta normalmente 100 dólares o más, y sólo se paga por el servicio, no por los costes individuales de contratar y pagar a un empleado interno.
Revisión del coste real de la contratación de una recepcionista virtual:
- Un equipo completo disponible las 24 horas del día cuesta cientos, no miles, al mes.
- Tú pagas el servicio, el servicio paga a los recepcionistas.
- No hay costes por primas, beneficios u otros gastos relacionados.
- No estás pagando a alguien para que se quede sentado cuando no llegan las llamadas.
Ahora, considere el verdadero coste de contratar una recepcionista interna, o un equipo de recepción:
- Un salario mínimo de 2.500 dólares al mes.
- Un mínimo de 4.100 dólares al mes para: 401k, seguridad social, asistencia sanitaria, invalidez, pensión y gastos relacionados con el tiempo libre.
- Gastos incalculables cuando no llegan las llamadas y la recepcionista está trabajando en sus uñas o haciendo mensajes de texto o llamadas telefónicas personales.
- Gastos incalculables de formación, ya que tendrás que proporcionarles un software con el que pueden no estar familiarizados, y otros problemas de formación.
- Tiempo y gastos monetarios incalculables de reclutamiento, contratación, formación y despido o pérdida de un recepcionista tras otro.
- El coste incalculable de las llamadas perdidas cuando el recepcionista no puede responder a la llamada de inmediato y el cliente potencial cuelga, o cuando el horario de trabajo ha terminado.
Como puede ver, contratar a un recepcionista físico cuesta literalmente miles de dólares al mes. El hecho es que realmente no sabes cuánto dinero te cuestan además del salario y los beneficios, ya que los otros problemas mencionados pueden realmente afectar al bolsillo de una empresa. También es difícil despedir a un «mal» recepcionista una vez que ha superado su periodo de prueba.
Conclusión
Un mal recepcionista ahuyenta a los clientes, no coge bien los mensajes, sobrecarga las citas y, sencillamente, dificulta su trabajo y el de su equipo. Contratar un servicio resuelve también este problema, ya que realizan un exhaustivo control de calidad de su personal y eliminan las manzanas podridas. Esto le permite mantenerse en el camino del crecimiento de su negocio, sabiendo que sus teléfonos son atendidos con rapidez y eficacia.