Formas en que una autoauditoría evita pérdidas financieras a su empresa
Las auditorías son un maravilloso proceso que ayuda a las organizaciones y empresas a medir su rendimiento y productividad con respecto a sus ingresos y gastos. Podría decirse que ayudan a reforzar la integridad financiera de las empresas.
Merece la pena realizar una autoauditoría de los estados financieros de su empresa para evitar irregularidades contables. El análisis de los registros de las transacciones y de la empresa proporciona un conocimiento actualizado de los ingresos netos totales. Es importante saberlo, una vez deducidos los costes de producción, la depreciación y los impuestos, ya que la empresa puede no ser tan estable financieramente como se creía.
Si tiene un momento, me gustaría compartir con usted varias formas en las que realizar una autoauditoría beneficiará a la rentabilidad de su empresa. (Además de conseguirlo con el menor esfuerzo y tiempo posible).
1. Reunir todo lo financiero
Antes de comenzar una auditoría, revise las políticas de la empresa sobre cómo guarda y almacena los registros. El mantenimiento adecuado de los registros es una de las responsabilidades más importantes para los propietarios, ya sea que su empresa sea mediana, pequeña, sociedad o corporación. Un sistema de registro eficaz supone el éxito o el desastre para la empresa.
La Asociación de la Pequeña Empresa (SBA) de EE.UU. publicó una Guía de Mantenimiento de Registros de Educación Financiera que proporciona valiosos conocimientos sobre el desarrollo de un sistema adecuado. Este sistema hará que el proceso de auditoría sea mucho más fluido.
2. Cómo prevenir los errores humanos
Las etiquetas RFID de Tenna, que proporcionan datos en tiempo real de los activos, facilitan la revisión de las compras de equipos. Es importante recopilar los cheques anulados de la empresa, todas las facturas y los comprobantes de venta. Otra documentación financiera que usted (y su departamento de contabilidad) debe reunir son los recibos de venta y los extractos bancarios.
El objetivo es recopilar toda la información financiera posible (incluso registros electrónicos de cintas de caja), ya que de lo contrario los registros contables estarán plagados de errores y discrepancias.
3. ¿Necesita actualizar sus libros?
Dependiendo de tu región, puede que estés o no obligado legalmente a llevar una contabilidad. El Sr. Robert Kiyosaki, autor del exitoso libro Padre Rico Padre Pobre, afirma que paga bien a los profesionales. «Tengo abogados y contables caros. ¿Por qué? Porque sus servicios deben hacerte ganar dinero. Y cuanto más dinero ganan, más dinero gano yo».
El Sr. Kiyosaki también argumenta que pagar a un profesional de las finanzas es menos caro que pagar al gobierno. Con el departamento de contabilidad bien pagado, asegúrate de que el libro mayor y los estados financieros actuales están presentes; pueden producirse errores aritméticos en cualquier fase del proceso. La realización de auditorías trimestrales también te muestra exactamente dónde entra el dinero y dónde sale. Esto es una base para mantenerse dentro del presupuesto cuando se están completando los proyectos.
4. Analizar y comparar
El análisis de los registros fiscales internos de la empresa permite comparar esos y otros datos con los registros de obligaciones fiscales, así como los impuestos pagados, documentados en los registros contables de la empresa. A continuación, estos registros deben compararse con los recibos de impuestos de la empresa procedentes del IRS de los últimos años. Este proceso de revisión de las reclamaciones de deducciones y créditos, que lleva mucho tiempo, permitirá detectar los informes erróneos.
Un error como las cifras de gasto infladas es peligroso y costoso, y seguramente
Conclusión:
Las auditorías proporcionan a las empresas declaraciones y registros fácticos sobre la estabilidad financiera de la empresa. Cualquier declaración financiera errónea puede dar lugar a sanciones fiscales que la empresa no puede pagar, lo que la pone en riesgo de ejecución hipotecaria o de aumento forzoso de las tasas. Cualquiera de estas situaciones pone en peligro a clientes valiosos y leales, y podría hacer que hicieran negocios en otro lugar.
Al final del día, los directivos y todas las personas de la organización deberían preguntarse: «¿Estamos ofreciendo productos de calidad y superando las expectativas de nuestros clientes?»