Formas de mantener una oficina bien organizada (con un esfuerzo mínimo)
Pocas personas se autoidentificarían como desaliñadas, pero un rápido vistazo a los espacios vitales de la mayoría de la gente proporcionaría poca confianza en su capacidad para organizar sistemáticamente sus vidas.
La organización parece ser una habilidad que hemos dejado en el pasado, sobre todo en los entornos profesionales, donde las oficinas, los escritorios y los espacios de trabajo suelen estar abrumados por los cables de los ordenadores, las pilas de papel, las cajas de comida para llevar y los efectos personales mal colocados.
¿Qué te haría falta para mantener una oficina bien organizada que te diferencie de tus compañeros? (Pista: requiere menos trabajo del que crees).
La importancia de una oficina organizada
Una oficina organizada parece un objetivo ideal, pero ¿por qué? ¿Qué tiene de importante un espacio de trabajo organizado? Bueno, aquí hay algunas justificaciones:
1. La primera impresión
Como dice el refrán, no hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión. Si invitas a clientes o socios comerciales a tu oficina, un espacio de trabajo limpio habla por sí mismo.
2. Claridad de espíritu
Un espacio desorganizado suele conducir a una mente desorganizada. Cuanto más ordenado esté tu entorno físico, más tranquila estará tu mente por dentro.
3. Fácil acceso
¿Alguna vez has estado en una llamada telefónica con un cliente o proveedor importante y has intentado encontrar una hoja de papel que sabías que estaba en tu mesa? Una oficina desordenada puede ser frustrante. Una oficina bien organizada te permite acceder fácilmente a lo que necesitas cuando lo necesitas.
4. Limpieza
Las oficinas organizadas tienen más probabilidades de estar limpias y desinfectadas, lo que es muy importante, especialmente durante la temporada de resfriados y gripe.
Formas prácticas de mantener su oficina organizada
Ahora que tienes claro por qué es importante tener una oficina organizada, vamos a ver algunas de las formas más prácticas de poner orden en tu oficina:
1. Dar a cada artículo un hogar
Cada objeto de tu oficina necesita un lugar para ir (y ese lugar no es en tu escritorio o en una pila en el suelo). Intenta organizar tu oficina por zonas. Una zona -que podría incluir un par de cajones y una estantería- podría estar destinada al material de oficina. Otra zona podría ser para archivar documentos y registros. Otra zona es para los objetos personales, como una muda de ropa, artículos de aseo y aperitivos.
Lo importante es que cada objeto tenga un lugar donde ir para que puedas organizarlo todo de forma segura y con el mínimo esfuerzo y energía.
2. Mantenga los artículos de escritorio al mínimo
Por muy grande que sea la superficie de tu escritorio, es buena idea mantener los objetos de escritorio al mínimo. Basta con el monitor del ordenador, el ratón y el teclado, unos cuantos organizadores y una foto de tu familia. La mayoría de tus pertenencias pueden colocarse en cajones y armarios, que siempre están al alcance de la mano.
3. Desarrollar un sistema de papel
Aunque la mayor parte de la comunicación empresarial se realiza ahora de forma digital a través del correo electrónico y de las plataformas de intercambio de información en la nube, sigue llegando mucho papel a la oficina típica. Si no tienes un plan para gestionar esta afluencia de papel, un escritorio organizado puede convertirse rápidamente en un desorden frustrante.
Un buen sistema de papel implica tres etapas. Necesitas una papelera u organizador en el que coloques todos los elementos que te lleguen y que aún no hayas abordado. Una vez que empiezas a trabajar en algo, lo pasas a un organizador que te permite saber que el elemento está en curso. Una vez terminado, lo archivas en la carpeta correspondiente o lo tiras a la basura.
4. Tómese 5 minutos al final de cada día
Green Residential, una empresa de gestión de propiedades con sede en Houston que trabaja con los propietarios para ayudarles a mantenerse organizados y al día, sugiere que se comprometan a ponerse al día.
Una puesta al día es un espacio de tiempo de cinco minutos al final del día en el que se atan los cabos sueltos, se limpia la superficie del escritorio, se archivan los papeles y se prepara la mañana siguiente.
5. El escritorio de su ordenador también es importante
En el mundo empresarial actual, no todo consiste en mantener limpia la oficina física. También hay que pensar en el desorden digital que se produce. En particular, debes centrarte en mantener el escritorio de tu ordenador libre de desorden. Mantén los iconos y archivos al mínimo y utiliza un sistema de carpetas claro para archivar los documentos importantes. Esto evitará distracciones innecesarias y te hará más eficiente.
Suma de todo
Todos pensamos y funcionamos de forma diferente. Sin embargo, si hay algo seguro es que un menor desorden físico y desorganización allana el camino para una mayor claridad mental y concentración. Dedica tiempo a desarrollar un sistema para organizar tu oficina y rendirás más en el día a día.